E-Mail-Archivierung in Unternehmen und Organisationen
In der heutigen Geschäftswelt ist sie kaum mehr wegzudenken: die E-Mail. Immer mehr E-Mails treffen ein, werden versendet und müssen archiviert werden. Das Versenden von E-Mails beherrschen mittlerweile alle, nur wie es mit der rechtskonformen E-Mail-Archivierung aus?
- 80 % der geschäftlichen Kommunikation erfolgt über E-Mail
- 319.6 Mrd. E-Mails werden pro Tag verschickt und empfangen
- 100 % steuerrelevanter E-Mails müssen rechtskonform archiviert werden.
Warum ist der Einsatz einer
E-Mail-Archivierung sinnvoll?
Ablauf einer revisionssicheren E-Mail-Archivierung
Durch die Lösung der d.velop archivieren Sie alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt beim Versenden oder Empfangen rechtskonform. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie die Benutzerpostfächer entlasten. Das Praktische dabei: Eine Dublettenprüfung findet automatisiert statt, sodass dieselben E-Mails nur einmal archiviert und damit Speicher gespart wird.
Aufgrund der gesetzlich geregelten Archivierungspflicht bevorzugen es viele Unternehmen einfach alle E-Mails sofort bei Ein- und Ausgang zu archivieren. Dazu wird die Journal-Funktion des E-Mail-Servers aktiviert. Alle E-Mails aus dem Journal werden ungefiltert im Archiv rechtskonform gespeichert. Hier spricht man von einer Journalarchivierung
.
Webinar / On Demand
So beherrscht und archiviert Ihr Unternehmen E-Mails sicher und erfolgreich!
Wussten Sie, dass Sie einige Ihrer E-Mails im Original speichern und aufbewahren müssen? Ohne Softwareunterstützung, belastet das auf Dauer die Postfächer – und ein Postfach ist keine rechtssicherere Archivierung. Software für E-Mail-Archivierung ist eine Lösung für diese Anforderung.
In diesem Webinar gibt Ihnen Malte Alsmeier, Produktowner der d.velop, Einblicke in folgende Themen:
- Allgemeine Rechtsgrundlage zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung
- Motivatoren – warum eigentlich E-Mails archivieren?
- Verschiedene Arten der E-Mail-Archivierung
- Grundlagen des E-Mail-Managements
- Einblicke in die Software
E-Mails archivieren war nie einfacher
Die Speicherung Ihrer E-Mails im digitalen Archiv reduziert den Speicherbedarf und die Speicherkosten des E-Mail-Servers ganz erheblich. E-Mail-Archivierung von d.velop verhindert einen versehentlichen Datenverlust, verkürzt die Dauer der Datensicherung und erübrigt die separate Sicherung von PST-Dateien oder Archiv-Datenbanken.
Dafür bietet es Ihnen umfangreiche Dokumentenmanagementfunktionen wie Versionierung und Check-in/-out, ein einfaches und flexibles Customizing zur Anpassung an individuelle Anforderungen und die Integrationsfähigkeit in bestehende Anwendungen wie Microsoft Outlook, SharePoint oder Office. Damit können Sie die E-Mail Archivierung Ihrem Unternehmen und Ihren Mitarbeitern anpassen.
Mit der nahtlosen Integration in Ihren Mailclient unterstützt das System Ihre Mitarbeiter bei der Suche nach Informationen oder möglichen Ablageorten im Kontext einer E-Mail. Darüber hinaus sind mit einer intelligenten Volltext- oder Stichwortsuche archivierte E-Mails schnell gefunden. Mit dem E-Mail-Management verbundene Workflows erhöhen die Prozesseffizienz.
Video | d.velop documents for Microsoft Outlook
Einfach E-Mail Archivierung dank nahtloser Microsoft Outlook Integration
Erfahren Sie, wie wir uns mit d.velop documents nahtlos in Microsoft Outlook integrieren und Sie damit bei der täglichen E-Mail-Bearbeitung unterstützen.
- Einfach Ablage von E-Mails
- Kennzeichnung von abgelegten E-Mails
- Medienbruchfreier Informationsbezug
- Initialisierung von Prozessen
Erfahren Sie mehr rund um das Thema E-Mail-Archivierung im d.velop blog
Häufige Fragen und Antworten zur E-Mail-Archivierung
Unter E-Mail Archivierung versteht man einen Prozess, bei welchem ein- und ausgehende E-Mails revisionssicher archiviert, organisiert und verwaltet werden. Mit dieser Archivierung kann ein unkomplizierter Zugriff, sowie eine rechtskonforme Archivierung gewährleistet werden.
Mit der Archivierung können E-Mails revisionssicher archiviert, eine effektive Kommunikation gewährleistet, Daten vor Veränderungen geschützt, benötigter Speicherplatz reduziert und E-Mail Server entlastet werden. Zudem wird durch eine intelligente Volltext- oder Stichwortsuche ein schneller Zugriff auf jegliche E-Mails ermöglicht.
Zunächst wird eine E-Mail automatisch klassifiziert um anschließend im digitalen Archiv gespeichert zu werden. In einer anschließend erstellten digitalen Akte wird die archivierte E-Mail eingeordnet und so übersichtlich dargestellt. Außerdem werden gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen bei der Archivierung eingehalten.
Durch eine E-Mail Archivierungssoftware werden alle ein- und ausgehenden E-Mails automatisch und rechtssicher archiviert. Aufgrund von einer Dublettenprüfung werden alle E-Mails nur einmal archiviert und Duplikate somit verhindert, welches Speicherersparnisse und Entlastungen der Mail-Server zur Folge hat. Durch die Archivierung werden zudem Datenverluste verhindert und durch eine Integration in weitere Softwaresysteme können auch E-Mails aus anderen Softwaresystemen archiviert werden. Eine reduzierte Suchzeit wird zudem von einer intelligenten Volltext- oder Stichwortsuche gewährleistet.
Da es sich bei der E-Mail Archivierung vor allem um vertrauliche Daten handelt, ist es wichtig, auf die Seriosität und Vertrauenswürdigkeit eines Anbieters zu schauen. Hier sollten besonders die Aspekte Erfahrung, Compliance und Reputation beachtet werden. Doch auch der Kundensupport, sowie die Integration in bereits genutzte Softwaresysteme und Anpassungsmöglichkeiten sollten eine Rolle spielen.
Haben Sie Fragen?
Unser Team berät Sie gerne bei der Optimierung Ihres E-Mail-Managements. Einfach Formular ausfüllen und Software Demo anfordern.